Hulp bij de jaarafsluiting van uw boekhouding

Deze tutorial is een leidraad voor het afsluiten van uw huidig boekjaar met KashExpert Boekhouding.

Boekhoudkundige handelingen vooraf

Vooraleer u met de eigenlijke jaarafsluiting begint, dient u volgende handelingen en controles uit te voeren in uw boekhouding:

• Maak de nodige correctie- en eindejaarsboekingen aan via menu Verrichtingen -> Diverse verrichtingen. U kan hierbij best gebruik maken van de speciaal hiervoor voorziene boekperiode 99. Welke boekingen precies gedaan moeten worden hangt af van bedrijf tot bedrijf. Mogelijke eindejaarsboekingen kunnen zijn: afschrijvingen, waardeverminderingen, overboeking resultaat (zie afbeelding), voorraadwijzigingen (zie afbeelding), …
• Valideer alle verrichtingen van het af te sluiten boekjaar via menu Verwerking -> Valideren.
• Druk de nodige documenten en rapporten af: BTW aangiftes, BTW listing, balansen, grootboeken, proef- & saldibalansen, …
• Neem een backup! Het nemen van een backup is belangrijk aangezien het wettelijk verplicht is uw boekhouding gedurende enkele jaren bij te houden. Bij de jaarafsluiting zal KashExpert trouwens alle documenten van het boekjaar voorafgaand aan het af te sluiten boekjaar verwijderen. De documenten van het af te sluiten boekjaar zelf blijven tot de volgende jaarafsluiting behouden en kunt u dus blijven raadplegen.
• Maak een nieuw boekjaar aan als dit nodig mocht zijn via menu Basis -> Boekjaar.

Afsluiting van het boekjaar

Als u bovenstaande stappen doorlopen hebt, kan u beginnen met de afsluiting zelf via menu Verwerking -> Jaarafsluiting. U krijgt dan een scherm te zien (zie afbeelding onderaan) waarin u de verschillende stappen kan volgen die KashExpert neemt bij het afluiten van het huidige boekjaar. Bij elke stap die succesvol afgerond werd, verschijnt een “v” teken. Hieronder worden de verschillende stappen besproken:

• Controle of alle verrichtingen van het af te sluiten boekjaar gevalideerd zijn.
• Controle of de kost- en opbrengstenrekeningen gesaldeerd zijn. Indien dit niet het geval is, krijgt u volgende melding: “De kost- en opbrengstrekeningen zijn niet gesaldeerd. Het totale saldo van de kost- en opbrengstrekeningen moet op 0 gebracht worden door het resultaat van het af te sluiten boekjaar over te brengen op de balans. Het te salderen bedrag is xxx,xx” (een positief bedrag betekent winst, een negatief bedrag betekent verlies). Het resultaat van het af te sluiten boekjaar moet overgeboekt worden op een balansrekening. Via een diverse boeking kunt u dit saldo overboeken (zie afbeelding bovenaan).
• Controle of debet en credit gelijk zijn voor de proef- en saldibalans.
• Aanmaak openingsbalans voor het nieuwe boekjaar.
• Verwijderen van verrichtingen uit dagboeken en grootboek. Enkel de verrichtingen uit het boekjaar voorafgaand aan het af te sluiten boekjaar zullen verwijderd worden. Hierdoor blijft het in het nieuwe boekjaar mogelijk verrichtingen te raadplegen uit het boekjaar dat afgesloten wordt. Op die manier blijft het ook mogelijk om betalingen van facturen uit een vorig boekjaar af te punten.